دسترس پذير بودن يك سند متني براي نابينايان از اموري به شمار ميرود كه امروزه دولتها و حتي شركت هاي خصوصي نيز به پياده سازي آن در اكثر متون، ملزم يا متعهد شده اند. براي نمونه، امروزه در اكثر كتب تهيه شده، تنظيم صحيح رنگ، سبك و اندازه ي قلم و عنوان بندي مناسب، رعايت ميگردد. پيش از هر چيز، از نسخه 2010 به بعد، ابزاري با نام accessibility checker در مجموعه ي آفيس وجود دارد كه ميزان دسترس پذير بودن اسناد را بررسي ميكند. در ادامه، نكات زير براي دسترس پذير شدن هرچه بيشتر اسناد پيشنهاد ميگردد:
- افزودن متن توضيحي به عكسها و اشيا
- تخصيص سرتيتر ستونها و سطرها در جداول
- استفاده از سبكها در اسناد بزرگ
- به كار گيري عناوين كوتاه در عنوان بنديهاي متن
- اطمينان از چينش صحيح سبكهاي مربوط به عنوان بندي ها (عنوان سطح يك، دو، ...)
- استفاده از پيوندهاي (لينكهاي) معنا دار در اسناد (با نام مناسب)
- استفاده از جداول هماهنگ با ساختاري ساده (هماهنگي تعداد سطرها در يك جدول و هماهنگي تعداد ستونها در همان جدول. مثلا سه در چهار)
- اجتناب از به كارگيري خانه هاي خالي در قالب بندي
- استفاده از ساختار نرمال براي جداول (انگليسي چپ به راست باشد و...)
- اجتناب از به كار گيري نويسه هاي خالي (فاصله ها و تب ها) بطور متناوب
- اجتناب از به كار گيري اشياي شناور در متن
- اجتناب از درج آرمها و نظير آن به صورت عكس
- استفاده از متن براي ساختارهاي صوتي كه ممكن است در متن باشند (صوتي كه احتمالا در سندي درج شده، به صورت متن نيز در دسترس باشد)
- نيم فاصله ها و نويسه هاي غير رايج در كار خواندن پارسآوا و ديگر صفحه خوان ها ايجاد اختلال ميكنند
- اصلاح متون با نسخه اي غير از نسخه ي اصلي آفيس كه براي ايجاد سند از آن استفاده شده تب ها و فاصله ها را دستكاري مينمايد و در كار خواندن صفحه خوان ها اختلال ايجاد مينمايد.
- فرمها در ساختار اسناد (خصوصا فرمهايي كه عناصرش برچسب ندارند) دسترس پذير نيستند.
- استفاده از اندازه ي قلم بسيار ريز يا بسيار درشت در خوانده شدن صحيح متن، اختلال ايجاد ميكند
- استفاده از سكشن بندي و به خصوص استفاده از ستون بندي، جدا از مزيت تفكيك بخشها كه دارد، دشواريهايي نيز براي حركت در متن، براي فرد نابينا ايجاد ميكند
- استفاده از فراداده در جهت تكميل مشخصات مربوط به پايان دهي اسناد، جهت دسترسي نابينايان به اطلاعات ضروري سند، پيشنهاد ميگردد.
- لطفا از ارائه ي اسناد فارسي با فرمت هاي تصويري مانند PDF خودداري فرماييد. براي اطلاعات بيشتر اين منبع اينترنتي را نيز ملاحظه فرماييد:
http://office.microsoft.com/en-001/word-help/creating-accessible-word-documents-HA101999993.aspx
li style=